거래명세서 양식 작성기

거래명세서는 언제 쓰는 문서인가요?

거래명세서는 물건이나 서비스를 넘길 때 무엇을 몇 개, 얼마에 넘겼는지 적어 양쪽이 한 장씩 나눠 갖는 문서입니다. '거래명세표'라고도 부릅니다. 납품할 때 물건과 함께 건네고, 받는 쪽이 수량을 확인한 뒤 인수자 칸에 서명하는 것이 일반적인 흐름입니다.

확인한 범위에서, 거래명세서의 서식이나 발급 의무를 정한 법 조문은 찾지 못했습니다. 그래서 회사마다 양식이 조금씩 다릅니다. 다만 문구점에서 파는 양식이나 회계 프로그램이 출력하는 양식은 거의 같은 칸 구성을 씁니다. 위쪽에 공급자와 공급받는자를 나란히 두고, 가운데에 월/일·품목·규격·수량·단가·공급가액·세액을 적고, 아래쪽에 합계와 전잔금·입금·잔금, 인수자 서명을 둡니다. 이 작성기도 그 구성을 따랐습니다.

세금계산서·영수증과 무엇이 다른가요?

세 문서 모두 거래 내용을 적지만, 법이 주는 지위가 다릅니다. 가장 큰 차이는 세금계산서는 법이 발급을 의무로 정한 문서이고, 거래명세서는 그렇지 않다는 점입니다.

세금계산서의 기재사항은 「부가가치세법」 제32조 제1항이 직접 정합니다. 공급하는 사업자의 등록번호와 성명 또는 명칭, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일입니다. 법인사업자와 직전 연도 공급가액 합계가 8천만 원 이상인 개인사업자는 전자세금계산서로 발급해야 합니다(같은 조 제2항, 시행령 제68조 제1항). 거래명세서에는 이런 규정이 없습니다. 칸 구성이 세금계산서와 비슷해 보여도 법적으로는 다른 문서입니다.

거래명세서만 받으면 비용 처리가 안 되나요?

그렇습니다. 사업자가 다른 사업자에게서 물건이나 용역을 사고 대금을 치르면 정해진 증명서류를 받아야 합니다. 법인은 「법인세법」 제116조 제2항, 개인사업자는 「소득세법」 제160조의2 제2항이 그 목록을 정합니다. 신용카드 매출전표, 현금영수증, 세금계산서, 계산서 네 가지입니다. 거래명세서는 이 목록에 없습니다.

이 증명서류를 받지 않으면 받지 않은 금액의 100분의 2를 증명서류 수취 불성실 가산세로 냅니다(「법인세법」 제75조의5 제1항, 「소득세법」 제81조의6 제1항). 다만 건당 거래금액이 부가가치세를 포함해 3만 원 이하이면 이 의무가 없습니다(「법인세법 시행령」 제158조 제2항 제1호). 거래명세서는 비용이 실제로 있었다는 것을 보여 주는 보조 자료로는 쓸 수 있지만, 적격증빙을 대신하지는 못합니다.

칸마다 무엇을 어떤 순서로 적나요?

이 작성기를 쓸 때도, 종이 양식에 손으로 쓸 때도 같은 순서를 따르면 빠뜨리는 칸이 없습니다.

1. 거래일자와 일련번호 — 물건을 넘긴 날을 적습니다. 일련번호는 같은 거래처와의 명세서를 구분할 때 씁니다.
2. 공급자 칸 — 등록번호, 상호, 성명, 사업장 주소, 업태, 종목. 사업자등록증에 적힌 그대로 적습니다.
3. 공급받는자 칸 — 같은 항목을 상대방 사업자등록증 기준으로 적습니다. 나중에 세금계산서를 발급할 때 그대로 옮겨 쓰게 됩니다.
4. 품목 행 — 월/일, 품목, 규격, 수량, 단가를 적으면 공급가액과 세액이 나옵니다.
5. 합계금액 — 공급가액과 세액을 더한 금액을 숫자와 한글('일금 ○○원정')로 함께 적습니다.
6. 전잔금·입금·잔금 — 외상 거래라면 이전에 남은 금액과 이번에 받은 금액을 적어 남은 금액을 맞춥니다.
7. 인수자 서명 — 받는 쪽이 수량을 확인하고 서명합니다. 두 장을 출력해 한 장씩 나눠 갖습니다.

계산 예시. A4 용지 10박스(단가 25,000원)와 토너 2개(단가 87,500원)를 납품했다고 해 보겠습니다. 공급가액은 250,000원 + 175,000원 = 425,000원이고, 세액은 25,000원 + 17,500원 = 42,500원, 합계는 467,500원입니다. 지난달 잔금이 300,000원 남아 있었고 이번에 500,000원을 받았다면 잔금은 300,000 + 467,500 − 500,000 = 267,500원입니다. 이 작성기에 같은 값을 넣으면 같은 숫자가 나옵니다.

세액은 품목마다 내나요, 합계에서 내나요?

정해진 방식은 없습니다. 많이 쓰는 양식은 품목마다 세액 칸이 있어서 품목별로 계산합니다. 차이는 원 미만에서 생깁니다. 공급가액 1,005원짜리 품목이 세 줄이면, 품목마다 세액을 내면 100.5원 → 100원씩 세 번이라 300원입니다. 합계 3,015원에서 한 번에 내면 301.5원 → 301원입니다. 1원이 다릅니다.

원 미만을 버리는 근거는 「국고금 관리법」 제47조 제2항입니다. 국세의 과세표준을 산정할 때 1원 미만의 끝수는 계산하지 않습니다. 공급가액이 과세표준이므로 공급가액의 원 미만은 버립니다. 세액의 원 미만을 어떻게 처리하라는 조문은 찾지 못해, 이 작성기는 세액도 원 미만 절사로 계산합니다. 단가에 부가세가 포함된 경우에는 품목 금액에 110분의 100을 곱해 공급가액을 구하고(원 미만 버림), 나머지를 세액으로 둡니다. 「부가가치세법」 제29조 제7항이 부가세 포함 여부가 불분명한 금액을 환산할 때 쓰는 비율과 같습니다.

중요한 것은 거래명세서와 세금계산서의 숫자를 맞추는 것입니다. 세금계산서를 품목별로 발급한다면 같은 방식으로, 월합계 한 장으로 발급한다면 합계에서 계산하는 방식으로 맞추면 대사할 때 1원 차이로 고생하지 않습니다.

거래명세서는 얼마나 보관해야 하나요?

「국세기본법」 제85조의3 제1항은 납세자가 모든 거래에 관한 장부와 증거서류를 성실하게 작성해 갖춰 두도록 정합니다. 제2항은 이를 그 거래가 속한 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래는 7년간) 보존하도록 정합니다. 거래명세서는 적격증빙은 아니지만 거래 사실을 보여 주는 증거서류여서 이 기간 동안 보관하는 것이 안전합니다.

상인이라면 「상법」 제33조 제1항도 적용됩니다. 상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년 보존해야 합니다. 세금계산서는 「부가가치세법」 제71조 제3항에 따라 확정신고 기한 후 5년간 보존하되, 전자세금계산서를 발급하고 국세청에 전송했다면 따로 보존하지 않아도 됩니다. 거래명세서에는 이런 예외가 없으니 종이든 PDF든 직접 보관해야 합니다.

이런 경우는 어떻게 하나요?

이 작성기가 못 하는 것과 자주 하는 오해

이 작성기가 못 하는 것

1. 세금계산서 발급 — 홈택스나 전자세금계산서 발급 시스템에서 따로 발급해야 합니다.
2. 과세·면세 혼합 — 한 장에 한 가지 부가세 방식만 적용합니다. 섞이면 명세서를 나누세요.
3. 거래처 원장 관리 — 전잔금은 직접 넣어야 합니다. 이전 명세서의 잔금을 자동으로 이어받지 않습니다.
4. 전자서명 — 인수자 서명은 인쇄 후 직접 받습니다.

자주 하는 오해

1. "거래명세서에 세액을 적었으니 세금계산서와 같다" — 세액 칸이 있어도 「부가가치세법」 제32조의 세금계산서가 아닙니다. 매입세액 공제를 받을 수 없습니다.
2. "거래명세서는 버려도 된다" — 증거서류로서 5년 보관이 원칙입니다(「국세기본법」 제85조의3 제2항).
3. "인수자 서명은 형식일 뿐" — 납품 사실을 증명하는 가장 직접적인 기록입니다. 수량 다툼이 생기면 서명된 공급자 보관용이 근거가 됩니다.
4. "잔금 = 합계 − 입금" — 외상 거래라면 전잔금을 더해야 합니다. 잔금 = 전잔금 + 이번 합계 − 입금입니다.

거래 전에 금액을 제시하는 문서는 견적서이고, 부가세만 따로 확인하려면 부가세 계산기를 쓰면 됩니다. 사업소득 세금이 궁금하다면 종합소득세 계산기로 이어서 확인할 수 있습니다.